La sala de reunions, tradicionalment, ha estat un dels llocs més importants de l’oficina d’una empresa. És un espai multifuncional que es pot utilitzar com a lloc de reunió, un espai on la creativitat pot fluir, un punt focal per iniciar i construir relacions amb clients, proveïdors, empleats i accionistes, i per descomptat per a la presa de decisions estratègiques i la comunicació dels valors corporatius.
Però amb l’esclat de Covid-19, la gran majoria dels empleats es van veure obligats a treballar des de casa, amb innombrables sales de reunions deixades estranyament buides durant més de 12 mesos. La pandèmia va provocar un augment espectacular de l’ús de tecnologies de videoconferència i un intent de redefinir l’ús de l’espai d’oficines. Però el cert és que ningú sap del cert com seran els llocs de treball en el període postpandèmia.
Alguns estudis recents com ara “Treballar des de casa: massa bona cosa?” ( per Kristian Bherens, Sergey Kichko i Jacques-François Thisse, publicat pel Centre d’Investigació Política i Econòmica), revelen que el teletreball i la reducció de la mida de l’espai d’oficines no és una cura per a tot. Els investigadors han estudiat com les diferents intensitats del teletreball afecten l’eficiència global de les empreses, així com el seu impacte en l’economia en conjunt. Conclouen que el teletreball és una benedicció ambigua: la relació entre el teletreball i la productivitat o el PIB és una “forma d’U invertida” i augmenta la disparitat d’ingressos; la reducció excessiva dels espais de treball pot ser perjudicial per a tothom i agreujar la desigualtat econòmica.
Tot i que, sens dubte, hi ha molts beneficis del teletreball com la reducció del temps i els costos de desplaçament i, sobretot, la seguretat de poder evitar el contacte directe amb les persones, també hi ha alguns costos importants i difícils de quantificar, com el deteriorament de l’anomenada “economia d’aglomeració”, que es defineix per l’aglomeració d’empreses, i els beneficis i proximitat que els seus beneficis poden experimentar de manera espontània i tan propera per interactuar de manera espontània i informal amb els seus empleats.
De fet, National Geographic informa: “Tanta gent està tenint experiències similars que aquest fenomen s’ha conegut com a “fatiga del zoom” (tot i que aquesta fatiga també s’aplica si utilitzeu Google Hangouts, Skype, FaceTime o qualsevol altra interfície de videotrucada). ser dur amb el cervell”.
Els humans es comuniquen fins i tot quan no parlen. Per exemple, en una conversa cara a cara, el cervell se centra en part en les paraules que es diuen, però també extreu el significat de desenes de senyals no verbals, com ara si una persona està mirant cap a l’altre costat o girada lleugerament, si està inquieta mentre parles o si inhala ràpidament just abans d’interrompre’t. (Estan avorrits, nerviosos, agitats?) Aquests senyals dibuixen una imatge completa del que es transmet i quina resposta s’espera de l’altre parlant. Els humans van evolucionar com a animals socials, de manera que per a la majoria de nosaltres, captar aquests senyals és natural, requereix poc esforç conscient per analitzar-los i, sobretot, pot establir les bases de la intimitat emocional.
Però una videotrucada normal afecta aquestes habilitats arrelades i requereix un enfocament constant i intens en les paraules. Si només podem veure la cara i les espatlles d’una persona, es perd la possibilitat de veure gestos amb les mans o un altre llenguatge corporal. I si la qualitat del vídeo és deficient, no hi ha possibilitats de deduir res de les expressions facials mínimes, la qual cosa provoca frustració i una experiència bidimensional.
Un altre problema és que les pantalles de diverses persones augmenten la fatiga. La vista de la galeria tensa la visió central del cervell i l’obliga a descodificar tantes persones alhora que acabes no obtenint res significatiu de ningú, ni tan sols de la persona que parla.
Això provoca problemes, com ara que les videotrucades de grup es tornin menys col·laboratives i més fragmentades, converses en què només dues persones parlen alhora mentre les altres escolten, (especialment cert per als participants més tímids, que expressarien les seves opinions en una reunió cara a cara, però es mantindrien bastant en vídeos grupals). Com que cada participant utilitza un flux d’àudio i és conscient de les altres veus, és impossible tenir converses simultànies. Si només veieu un altaveu alhora, no podreu reconèixer el comportament dels participants no actius, cosa que podríeu veure amb la versió perifèrica normal.
Per a algunes persones, l’atenció prolongada crea una estranya sensació que estàs esgotat, amb el cervell “difuso” i no has aconseguit res. El cervell se sent aclaparat amb massa informació i estímuls, mentre es concentra a buscar indicis no verbals que no es poden trobar.
Però, en general, les videotrucades han fet converses possible, i desenvolupar-se d’una manera que hauria estat impossible fa uns anys. Aquestes eines ens permeten mantenir relacions a llarga distància, connectar de manera remota les sales de treball i, tot i crear esgotament mental, promoure una certa sensació d’unitat i proximitat durant una pandèmia. La fatiga del zoom fins i tot pot disminuir a mesura que la gent aprengui a desenredar l’embolic mental que creen les videotrucades. Però les reunions presencials mai desapareixeran i, de fet, seran més necessàries que mai. El que està clar és que el món real i el món en línia han d’aprendre a conviure, i els espais de conferències i reunions probablement hauran d’atendre aquest model de col·laboració híbrid.
En resum: les sales de reunions continuaran sent el centre neuràlgic d’una empresa, però la diferència és que hauran d’estar “habilitades per la tecnologia” per permetre la col·laboració d’equips remots, amb flexibilitat per acollir un nombre variable de participants, i tot això sense perdre de vista el factor “wow”: l’experiència tant de vídeo com d’àudio ha de ser molt millor que abans, a més de crear un espai únic i impecable. disseny estètic.
