El virus Covid-19 va aparèixer sense gaire avís i, de sobte, abans que ens n’adonem, tothom va ser empresonat a casa seva. I gràcies a això vam descobrir altres maneres de treballar, connectar-nos, adaptar-nos i, en definitiva, de viure. Ens vam obligar a continuar, vam aprendre a utilitzar les aplicacions de videoconferència i reunions virtuals en un temps rècord, ens vam adaptar per treballar des de casa, sovint en situacions complicades en espais reduïts, envoltats de sorolls de fons com lladrucs, nens plorant i corrent, tot perseverant amb una connexió de xarxa lenta i saturada. Vam deixar de viatjar; es van cancel·lar fires i esdeveniments i fins i tot vam deixar de visitar familiars i amics. Vam deixar d’anar físicament a l’oficina (de fet, durant els mesos de març i abril el 70% de la població activa treballava des de casa), però a poc a poc, a poc a poc i de manera constant vam tornar (actualment el 33% segueix treballant a distància). I les previsions suggereixen que aquest patró continuarà: si abans de la pandèmia les reunions físiques “cara a cara” representaven el 60% de totes les reunions, es calcula que el 2024 les reunions “cara a cara” hauran disminuït fins al 25%.

No obstant això, diversos estudis realitzats per diferents fonts (Gensler, McKinsey, Forbes i la Universitat de Stanford) mostren resultats molt sorprenents. Si bé inicialment els empleats estaven satisfets (o molt satisfets) treballant des de casa, després d’un cert període de temps van experimentar disminucions en el benestar de la salut mental, la creativitat i els nivells de productivitat. Forbes va realitzar un estudi de 12.000 persones i va trobar que només el 28% informava d’estats de salut mental positius, el 32% estava satisfet amb la seva feina i el 36% estava motivat, en comparació amb les xifres prèvies a la pandèmia del 50% i el 60%, respectivament. L’economista i professor de la Universitat de Stanford Nicholas Bloom fa anys que estudia l’impacte sociològic del treball a distància. El 2014 va col·laborar en un experiment; una empresa xinesa tenia com a objectiu desenvolupar un pla de negoci sense invertir en espai d’oficina real. Per fer-ho, van fer un assaig amb 250 persones que van haver de treballar des de casa durant 12 mesos. Al principi, els resultats van ser encoratjadors: durant els 3 primers mesos es calcula que la productivitat va augmentar un 13% i es va produir una disminució del 50% en la rotació de personal. Però al cap de 9 mesos s’havien instal·lat sentiments d’aïllament i solitud. La gent començava a queixar-se que les seves possibilitats d’ascens s’havien reduït, ja no podien parlar de manera informal i espontània ni amb els seus superiors ni amb els seus companys; els nivells de creativitat i innovació van disminuir dràsticament, així com el nivell de motivació i compromís amb l’empresa. Bloom també remarca que treballar a distància contribueix a les desigualtats, ja que no tothom pot treballar a distància i moltes tasques són inevitablement in situ: transport, sanitat, fabricació, etc. Altres factors rau en les circumstàncies de cadascú: potser no té accés a una bona connexió a Internet o a un espai o equipament adequat per treballar des de casa. Segons Bloom, els treballadors que han obtingut una educació superior o un poder adquisitiu superior tenen l’avantatge de poder treballar a distància. Una altra tendència que és probable que persisteixi és l’èxode de les grans ciutats cap als afores. Si l’exigència de distanciament social continua, és possible que, en comptes d’escollir oficines de gran alçada cèntrics, una empresa consideri ubicar-se en una zona industrial menys poblada i ben comunicada.

També és molt interessant l’estudi de 2020 realitzat per Gensler (“US Workplace Survey 2020”).
En ella es va preguntar a 2.300 treballadors de diferents sectors des de quin lloc prefereixen treballar com ara casa, un espai de coworking, una cafeteria, etc. I el lloc preferit per la majoria va ser l’oficina. L’estudi de Gensler revela que abans de la pandèmia només 1 de cada 10 treballadors treballava habitualment des de casa. Però durant la pandèmia, aquesta xifra va augmentar fins al 42% de la força de treball dels EUA. Com a resultat, treballar a distància no només ha estat un canvi de joc i una solució important per evitar un col·lapse econòmic, sinó també una arma en la lluita contra la Covid-19.
Tanmateix, només un 12% vol continuar treballant des de casa; la resta volen tornar a l’oficina o
adoptar un model híbrid (p. ex. dos dies a casa i tres a l’oficina). Troben a faltar els seus
companys, converses i xerrades a la cafetera o a la nevera d’aigua, els post-it en pissarra, l’energia compartida, el treball en equip i l’ambient que es genera en un espai de persones centrades en un objectiu comú.

Per això, sembla molt poc probable que desapareguin mai els espais d’oficines amb accés i zones per a reunions i col·laboració. Al contrari, és probable que acabin sent encara més essencials que abans i els hem de prestar una atenció especial.

Les sales de reunions i conferències han de ser zones segures que transmetin aquesta sensació de seguretat.
Haurien de poder transformar-se de manera ràpida i senzilla per garantir els protocols de distància social.

Una sala de reunions equipada amb monitors motoritzats retràctils ofereix la flexibilitat tant d’espai com de seguretat, permetent l’adaptació instantània de la taula en funció del nombre de persones. La bellesa de la tecnologia retràctil és precisament aquesta; per dotar les taules d’aquesta flexibilitat excepcional. Segons els requisits de la reunió, només s’utilitzen els monitors i micròfons necessaris, i tot això es controla a distància. A més, la integració de sistemes ocults de protecció i desinfecció a les taules reals, la qual cosa és vital per mantenir alts estàndards de neteja i augmenta la sensació general d’estar en un entorn de treball segur.

Trobada per socialitzar, col·laborar, innovar i crear seran els principals objectius de l’oficina. La disponibilitat de tecnologia personal per a cada participant de la reunió; tant si es tracta d’una pantalla de vídeo com d’un sistema d’àudio augmenta la concentració, la seguretat i, per tant, la productivitat.

A més, la sala de reunions ha de disposar de la tecnologia necessària per acollir participants remots. La videoconferència continuarà tenint un paper molt important. La integració de càmeres individuals a cadascun dels monitors garantirà una qualitat de vídeo més alta perquè en algunes sales pot ser que no es puguin instal·lar càmeres a les parets que garanteixin un angle de visió perfecte, sobretot quan l’espai s’ha d’adaptar al nombre variable i a la disposició dels participants a la reunió.

L’estètica de la sala és un element crucial en la imatge de marca corporativa. Poder aportar tecnologia creada “a mida” per a cada habitació, tenint en compte l’interiorisme o els valors de marca de cada empresa ajuda a reforçar la personalitat i la imatge de l’empresa i, per tant, distanciar-se de la competència.

Dit això, les organitzacions valoraran les sales de reunions com a llocs extremadament importants on es prenen decisions estratègiques; decisions que són crítiques per seguir sent innovadores, rellevants i competitives, i que només es poden assolir quan la gent és capaç d’unir-se, treballar junts i estar “cara a cara”.