Woody Allen dijo: «Me interesa el futuro porque es el lugar donde pasaré el resto de mi vida». ¿Y qué nos deparará 2020? Las predicciones dicen que será el punto de inflexión a partir del cual se juzgará el progreso de la tecnología del siglo XX: ordenadores cuánticos con capacidad para realizar cálculos imposibles, big data, robots, Inteligencia Artificial, Internet de las Cosas, coches autónomos, drones… esta tecnología conformará el nuevo ecosistema empresarial. Pero, ¿cómo afectará todo esto a las salas de reuniones y conferencias?
Según estudios recientes, la mayoría de los empleados asisten de media a más de 60 reuniones anuales, mientras que los ejecutivos dedican a las reuniones entre el 40% y el 50% de su tiempo .Quien más y quien menos ha sufrido la irremediable pérdida de tiempo que suponen estas reuniones: no es fácil coordinar las agendas de los participantes, evitar que nadie llegue tarde, preparar los contenidos y documentos pertinentes? Según Blair Pleasant, reputado analista industrial de comunicaciones unificadas, la Inteligencia Artificial desempeñará un papel clave en la forma en que nos comunicaremos y colaboraremos en un futuro próximo. Su función será facilitar las reuniones, aumentar la productividad, ahorrar recursos y mejorar el flujo empresarial general. Pero, ¿qué es la Inteligencia Artificial y cómo podemos aplicarla en el ámbito de las reuniones?
La IA es un amplio campo compuesto por varias tecnologías como los bots o aplicaciones informáticas que realizan tareas automáticas y repetitivas, la robótica, los procesadores del lenguaje, los asistentes de voz como Siri, Google Assistant, Cortana o Alexa (aún me cuesta aceptar cómo una máquina puede entender lo que decimos si a menudo no nos comprendemos ni entre humanos, pero resulta que cuando alguien habla, nuestros oídos registran las ondas en el aire y las traducen en impulsos nerviosos que llegan al cerebro, entonces éste comprueba un base de datos personal basada en nuestras experiencias y cultura, y surge la comprensión. Las máquinas aún no nos entienden -recuerda que oír no es lo mismo que saber escuchar-, pero son capaces de reconocer lo que decimos).
Ya hemos comentado que una de las razones por las que las reuniones pueden resultar improductivas es que, por lo general, dedicamos demasiado tiempo a programarlas y a tratar de encontrar una hora conveniente para todos los participantes. Pues bien, en lugar de perder el tiempo intentando saber quién está disponible y cuándo, los bots pueden utilizarse para alinear calendarios, identificar a las personas que deben asistir a la reunión, acceder a los documentos y recursos correctos, antes y durante el evento. Durante la reunión, pueden identificar y presentar automáticamente información adicional, como enlaces web y vídeos, basándose en las palabras clave que se estén utilizando. Después de la reunión, las herramientas de Inteligencia Artificial pueden utilizarse para hacer un seguimiento de las tareas y plazos asignados, resumir y transcribir el contenido de la reunión y facilitar a las personas el acceso a la información relevante basándose en el tema o el momento en que se mencionó su nombre, por ejemplo. Y a todo esto, todavía tenemos que resolver asuntos de extrema importancia como la privacidad y la ética en el uso de nuestros datos. ¡Bienvenidos a un 2020 muy emocionante!
