¿Cómo serán las reuniones del futuro? ¿Cómo serán los espacios? ¿Qué ocurrirá con la tecnología?
Cuando éramos niños imaginábamos un futuro dónde los humanos conviviríamos con robots, nos desplazaríamos en naves voladoras o nos tele transportaríamos para asistir a reuniones. IACC ha intentado responder a algunas de estas cuestiones con su informe “Meeting room of the future”, que pretende analizar las tendencias en cuanto a diseño y concepción de los espacios de reuniones del futuro. IACC ha basado sus conclusiones en el estudio de cincuenta sedes corporativas de todo el mundo y en entrevistas a profesionales de diversos sectores: arquitectos, interioristas, empresas de tecnología, de mobiliario y organizadores de eventos, entre otros.
He aquí algunas de las conclusiones:
Las salas de reuniones buscarán aumentar la eficiencia de las mismas, fomentar la creatividad y la participación de los asistentes y acelerar la toma de decisiones. Estarán más enfocadas a los resultados y buscarán el retorno sobre la inversión a través de un diseño del espacio más flexible e inteligente.
- Crear experiencias impactantes e inolvidables:
La sala de reuniones o sala de juntas es uno de los espacios más importantes con que cuenta cualquier empresa y lo seguirá siendo. No en vano los humanos necesitamos interactuar entre nosotros: vernos, escucharnos e incluso olernos. Debatir, discutir, intercambiar información y tomar decisiones. Entorno a ella se van a vivir momentos muy importantes; será un punto de encuentro y una fuente de creatividad, de colaboración y un lugar de toma de decisiones transcendentales para el futuro de las compañías.
El diseño de un espacio físico no quedará limitado a su función más práctica sino que deberá ser concebido como un entorno donde se generarán experiencias sensoriales para los usuarios. Importará por supuesto el contenido de la presentación pero también el interiorismo, la estética de toda la sala: la mesa, las butacas, la iluminación y por supuesto la tecnología. También importan la forma, los colores, la luz natural, los materiales, los elementos psicológicos y emocionales. Le tecnología deberá ser útil, segura, de fácil uso y deberá contar con un diseño personalizado que se adapte a cada caso.
Teniendo en cuenta que una sala de conferencias refleja la identidad corporativa, deberá diseñarse para crear la correcta primera impresión y para que esa imagen permanezca en nuestra memoria.
Las sala de reuniones de la Adobe California, equipadas con monitores retráctiles Dynamic2 de Arthur Holm.
- Se impone el diseño flexible:
La optimización y polivalencia en el uso del espacio ayuda drásticamente a amortizar la inversión. No es una cuestión baladí cuando se tiene en consideración el coste del metro cuadrado en cualquier gran ciudad de todo el mundo. Por ello, optimizar el espacio, la flexibilidad para adaptarse a diferentes tipos de reuniones, variar la configuración dependiendo del número de asistentes y la capacidad de acoger tanto reuniones espontáneas como eventos bien planificados, son factores a tener en cuenta. Imaginemos una sala que podamos configurar según las necesidades concretas de cada reunión: adaptable al número de usuarios, de forma modulable y que cuente con tecnología de audio, video y conexionado de última generación. Si además esta tecnología es retráctil -de manera que se oculta en el interior del mobiliario cuando no se necesita y aparece grácil y sutilmente cuando es requerida – y si la mesa es susceptible de ser plegada y almacenada ocupando el mínimo espacio posible, la sala devendrá un espacio versátil, flexible y polivalente.
Mesa Plexis by JMM customizada para alojar monitores retráctiles DB2, elevadores para sistema de audio conferencias con votación y caja de conexionado. De fácil montaje para adaptarse a las necesidades de cada situación.
- Ahorro de papel y sostenibilidad:
Apoyarnos en tecnologías que fomenten el no uso de papel es una pequeña acción para ayudar a preservar el medio ambiente. Consultar el orden del día en una pantalla, interactuar a través de aplicaciones táctiles, utilizar la tecnología tan solo cuando será necesaria, son gestos que ayudan tanto a la sostenibilidad como a la eficiencia y a la productividad. Añadámosle además que los equipos estén diseñados en materiales nobles, sostenibles y reciclables, tales como aluminio y cristal. La tecnología apoyará no solo en la reducción de papel, evitará también viajes y desplazamientos y tendrá una vida útil longeva y evitará generar residuos electrónicos indeseados.
- Tecnología, interactividad y automatización:
Videoconferencias, audioconferencias, sistemas de anotación y de votación…
Las salas deben prever el ancho de red necesario, medidas de seguridad ya que a menudo se disertará sobre asuntos confidenciales y, por supuesto, contar con la tecnología necesaria.
Sede corporativa de BBVA Madrid equipada con DynamicX2 de Arthur Holm y DynamicTalk
- Espacio práctico:Lo primero es contar con una sala óptima, ya sea por su tamaño, distribución. El uso de mesas modulares equipadas con tecnología retráctil es una solución muy eficaz.
- Tecnología: Estética, adaptada a la imagen corporativa de cada entidad, ocultable y almacenable en el interior de la mesa: cómoda, que invite a la participación y a la interactividad.
- Simplicidad: Es un elemento clave para la experiencia del usuario, teniendo en cuenta el diseño del espacio, así como que todo el mundo pueda manejar sin problemas los equipos sin necesidad de soporte técnico.
Tecnología Arthur Holm: monitor retráctil DB2, sistema de ocultación y elevación de micrófonos DynamicTalk con votación y altavoz integrado y caja de conexiones, integrada en mesas individuales plegables Plexis de JMM. Proyecto: Ordre des masseurs-kinésithérapeutes (París).
