Lo decía Woody Allen: “Me interesa el futuro porque es el sitio donde voy a pasar el resto de mi vida.” ¿Y qué nos deparará 2020? Los pronósticos dicen que será el punto de inflexión desde el que se juzgará el progreso de la tecnología del siglo XX: ordenadores cuánticos con capacidad para hacer cálculos imposibles, big data, robots, máquinas dotadas de Inteligencia Artificial, el Internet de las Cosas, coches autónomos, drones… todo esto y más formará parte del nuevo ecosistema empresarial. Pero, ¿Cómo afectará todo ello a las salas de reuniones?

Según estudios recientes, la mayoría de empleados asiste en promedio a más de 60 reuniones anuales mientras que los ejecutivos les dedican entre un 40% y un 50% de su tiempo y quien más y quien menos ha sufrido las irremediables pérdidas de tiempo que implican dichas reuniones. Y es que no resulta fácil cuadrar las agendas de los participantes, evitar que alguno llegue tarde, preparar los contenidos y los documentos relevantes… Según Blair Pleasant, analista industrial de comunicaciones unificadas, la Inteligencia Artificial desempeñará un papel clave en la forma en la que nos comunicaremos y colaboraremos en un futuro cercano. Su función será facilitar las reuniones, aumentar la productividad, ahorrar recursos y mejorar el flujo empresarial general. 

Pero, ¿qué es la Inteligencia Artificial y cómo podemos aplicarla en el área de las reuniones?

La IA es un área amplia compuesta de varias tecnologías tales como bots o aplicaciones de software que realizan tareas automáticas y repetitivas, robótica, procesadores de idiomas, asistentes de voz como Siri, Google Assistant, Cortana o Alexa(a mí todavía me cuesta entender como una máquina puede comprender lo que digo si a menudo no nos entendemos ni entre humanos, pero resulta que cuando alguien habla, nuestros oídos registran las ondas de presión en el aire y las traducen a impulsos nerviosos que llegan al cerebro. Allí se coteja esa información con una base de datos personal en base a nuestras vivencias y cultura, y surge el entendimiento. Las máquinas aún no nos entienden -recordemos que oír no es saber escuchar-, pero son capaces de saber qué estamos diciendo).

Ya hemos comentado que un motivo por el que las reuniones pueden ser improductivas es que, generalmente, pasamos demasiado tiempo intentando programar la reunión y tratando de encontrar un horario conveniente para todos los participantes. Pues, en lugar de perder tiempo intentando saber quién está disponible y cuándo, los bots pueden usarse para cuadrar calendarios, identificar a las personas que deben acudir a la reunión, acceder a los documentos y recursos correctos antes y en el transcurso de la misma. Durante la reunión podrán identificar y presentar automáticamente información adicional como enlaces web y vídeos en función de las palabras clave utilizadas. Después de la reunión, las herramientas de Inteligencia Artificial pueden usarse para hacer un seguimiento de las tareas asignadas y fechas límite, resumir y transcribir el contenido de la reunión y facilitar a las personas el acceso a la información relevante en función del tema o del momento en que se mencionó su nombre, por ejemplo.

Y a todo esto, quedan pendientes de resolver asuntos de extrema importancia como la privacidad y la ética en el uso de nuestros datos.

El futuro es ahora.