Hemos aprendido muchas cosas durante esta pandemia. Hemos aprendido que no todas las reuniones requieren la presencia física y también hemos aprendido que algunas ventajas de las reuniones presenciales son insustituibles. Podríamos concluir que tanto las reuniones presenciales como las virtuales son necesarias y que son complementarias más que sustitutivas: la clave está en identificar el mejor tipo de reunión según cada situación.

No hay duda de las ventajas de las reuniones virtuales: desde el coste hasta la flexibilidad y, por supuesto, la preservación de la salud de los asistentes a la reunión. La colaboración online es buena para resolver los problemas de tiempo y de distancia: ayuda a la productividad, a la diversidad de los equipos y a la disponibilidad. Pero la colaboración online no tiene la magia del trabajo cara a cara y las sensaciones no pueden viajar a través de la red.

El poder de un apretón de manos:

No olvides que dar la mano hace que se active el centro del cerebro asociado a las recompensas.

«Dar la mano es una valiosa forma de comunicación no verbal. Es una forma de lenguaje corporal interactivo que ofrece una visión de cómo la otra persona ve el mundo, a sí misma y a ti. Es una parte vital, aunque normalmente subconsciente, de la creación de una primera impresión y del envío de un mensaje de despedida.»

-Robert E. Brown y Dorothea Johnson, «El poder del apretón de manos»

En En menos de cinco segundos, un posible empleador, cliente o socio comercial puede saber mucho de ti: si eres digno de confianza, seguro y competente, y si cumples lo que prometes. Un buen apretón de manos, acompañado de un contacto visual directo y una cálida sonrisa, indica que eres seguro y digno de confianza, los dos rasgos más importantes que debe poseer una persona de negocios.

Los mensajes «ocultos»:

La comunicación no verbal implica los mensajes que la gente envía a través de acciones como gestos, expresiones faciales, postura y apariencia. Las señales no verbales proporcionan información precisa sobre los rasgos personales.

En el transcurso de un día normal, el director general típico pasa una cantidad extraordinaria de tiempo reuniéndose y hablando con la gente. Parte integrante de la comunicación de un directivo son las imágenes, el lugar y los movimientos corporales que utiliza. Las imágenes, el lugar y el lenguaje corporal no son meros complementos de la comunicación. Son portadores de los mensajes y, de hecho, en algunos casos son los mensajes. La clave está en saber qué se comunica.

La comunicación no verbal incluye lo siguiente

• Tono de voz
• Ritmo y volumen del habla
• Cómo articulamos nuestras palabras
• Ritmo, entonación y acentuación de las palabras
• Expresión facial
• La cantidad de contacto visual que hacemos
• Gestos/toques
• Lenguaje corporal y posturas

Las investigaciones demuestran que, cuando comunicamos sentimientos y actitudes, sólo un pequeño porcentaje de nuestro mensaje global procede de las palabras que utilizamos.

• El 55% de nuestro mensaje procede del lenguaje corporal (especialmente de los movimientos de los pequeños músculos que rodean el ojo, que pueden transmitir asombro, incredulidad, duda o disgusto).
• El 38% de nuestro mensaje procede del tono de voz
• Sólo el 7% de nuestro mensaje se transmite mediante las palabras que utilizamos (Mehrabian, 2007)

Céntrate, participa y crea:

Cara a cara reuniones permiten a los oradores captar la atención de una forma que no es posible en un entorno virtual. Estar en un ambiente diferente, como un conferencia sala de reunión estimula el cerebro y te abre tu a nuevas ideas.

En persona se reducen las distracciones y es menos probable que alguien se distraiga con su smartphone, por ejemplo. Cuando nuestro interlocutor está en la misma sala, nos concentramos más y mejor. Cuando todos estáis en la misma sala, eso anima a la gente a participar. Así, nos concentramos mejor, nos volvemos más creativos y participativos. Trabajar en la misma sala tiene ventajas únicas, como el poder creativo de las interacciones espontáneas.

Incluso Steve Jobs, inventor del iPhone, sabía desde hace tiempo que las reuniones cara a cara nunca pasarían de moda. «En nuestra era interconectada existe la tentación de pensar que las ideas pueden desarrollarse por correo electrónico e iChat. Eso es una locura . La creatividad surge de reuniones espontáneas, de discusiones al azar».