La cultura empresarial ha cambiado drásticamente en los últimos años. Los trabajadores tradicionales de nueve a cinco están siendo sustituidos por una mano de obra más móvil y flexible. Los empleados trabajan ahora a menudo desde casa o desde más de una oficina, y viajar es la norma para muchos. Las innovaciones en comunicaciones unificadas, junto con la reciente recesión económica mundial, han contribuido a acelerar la transformación hacia espacios de oficina más manejables, multiusos y abiertos.
Sin embargo, estos espacios abiertos no son buenos para todos. De hecho, algunos estudios señalan que las oficinas abiertas disminuyen la productividad y el bienestar de los empleados, al tiempo que aumentan el número de días de baja por enfermedad. Una investigación reciente respaldada por la Harvard Business School descubrió que eliminar los límites físicos, como paredes y puertas, provocaba un descenso de la comunicación entre los trabajadores, y que las interacciones cara a cara disminuían un 70 %. Además, algunos empleados anhelan su propio espacio para las reuniones o el pensamiento creativo, para garantizar la confidencialidad o simplemente para escapar de las distracciones de una planta abierta. En cualquier caso, estamos asistiendo a un aumento de las empresas que crean espacios de reunión pequeños y flexibles destinados a conversaciones informales, presentaciones, sesiones de brainstorming, conferencias con trabajadores a distancia o cualquier otra serie de colaboraciones.
Las salas Huddle son espacios diseñados para estas reuniones improvisadas del día a día, y tratan de aprovechar al máximo el espacio limitado. Estas reuniones suelen tener entre 2 y 8 participantes, no duran mucho y a menudo no se programan con antelación. La idea es hacer más en menos tiempo, crear una colaboración más eficaz mediante un intercambio de ideas más eficiente, una lluvia de ideas más innovadora y la generación de ideas, para crear un entorno de innovación, compromiso y productividad. En los próximos años, probablemente asistiremos a una transformación de estos espacios liderada por tres aspectos clave: Flexibilidad, facilidad de uso y mejora de la experiencia del usuario.
La importancia de seleccionar la tecnología adecuada:
¿Lo mejor de una sala Huddle? Puedes celebrar allí reuniones importantes, o reunir a tus compañeros de trabajo para una minisesión de lluvia de ideas; el espacio es polivalente y la tecnología punta garantiza que la sala Huddle se adapte en consecuencia. Es importante que la tecnología utilizada sea fácil de usar, sin necesidad de formación. Teniendo esto en cuenta, la mesa Huddle, la esencia de la sala Huddle, debe ser versátil, flexible e intuitiva.
Si intentas crear un espacio flexible y útil para que trabajen pequeños grupos de personas, tener una gran pantalla en la pared puede parecer al principio una buena idea. Sin embargo, es importante que la pantalla no llene toda la pared y domine la sala, y que se tenga debidamente en cuenta a quienes se sientan cerca de la pantalla. Una pantalla multimedia que no sólo tenga el tamaño adecuado, sino también la posición correcta frente al usuario, es un factor clave para garantizar la concentración y la atención. Las pantallas deben ser fáciles de conectar para que no pierdas demasiado tiempo en configurarlas, maximizando así tu tiempo de Huddle. Los monitores motorizados, retráctiles y plegables garantizan un uso óptimo del espacio limitado. La posibilidad de dar forma a estas pantallas para que se adapten mejor a un número diferente de personas sentadas alrededor de una mesa es una ventaja añadida. Esto proporciona un equilibrio entre la comodidad de ver la pantalla y la visibilidad de los participantes, y permitirá, a su vez, que los espectadores colaboren de forma más natural, literalmente apiñados alrededor de la mesa, en lugar de mirar a una única pantalla distante. La calidad del vídeo es imprescindible, y también lo es la del sonido. Los mejores altavoces omnidireccionales optimizan la acústica de la sala. Los monitores de vídeo profesionales de buena calidad colocados estratégicamente facilitan la conectividad de los trabajadores remotos. La posibilidad de conectar dispositivos personales aporta una familiaridad muy necesaria. La privacidad que proporciona la Sala Huddle y el control sobre los dispositivos conectados ayudan a proteger la propiedad intelectual de la organización. Este es el núcleo de la Mesa Huddle.
Todas estas funciones garantizan una mayor privacidad, flexibilidad, facilidad de uso y una mejor experiencia del usuario, facilitando a su vez una mejor comunicación y un trabajo más eficiente y eficaz, algo que sólo puede ser bueno para las empresas.
Los costes intangibles de la tecnología más básica:
Cuando el presupuesto es ajustado, puede parecer una buena idea buscar la pantalla de consumo más barata disponible y colocarla en una pared. Pero ésta puede ser una decisión muy miope. ¿Has pensado alguna vez en el coste de una mala idea?
Las pantallas de mala calidad, difíciles de manejar e incómodas de utilizar, dan lugar a reuniones de mala calidad que frustran a los participantes y repercuten negativamente en las relaciones internas y externas. La percepción de la empresa que tienen los empleados y los invitados puede verse seriamente dañada. Hay que tener en cuenta razones económicas tangibles y factores emocionales intangibles a la hora de calcular el retorno de la inversión en una sala Huddle: reducción de los gastos de viaje, reducción del uso de papel y de los costes administrativos, reducción de los costes inmobiliarios asociados al uso versátil del espacio, ahorro de tiempo derivado de la reducción de las necesidades de viaje, ahorro de tiempo derivado de la celebración de una reunión más eficaz, etc.
Además, los estudios demuestran que los participantes en reuniones responden bien cuando se estimulan sus sentidos. Es crucial adoptar una tecnología que aumente los niveles de interés, motive, fomente la creatividad, impulse la productividad y proporcione a las empresas una ventaja competitiva con la mano de obra actual, más joven y conectada. Un entorno de trabajo que valora a las personas y las conversaciones que mantienen se traduce en reuniones más productivas y trabajadores más comprometidos, lo que a su vez redunda en una mayor satisfacción de empleados y socios. Una sala Huddle equipada con la última tecnología indica así que tú y tu empresa sois solidarios, progresistas e innovadores, grandes asociaciones para la propia imagen corporativa.
Vídeo: Arthur Holm presenta los monitores Dynamic4 en forma de diamante para las salas de reuniones
