La sala de reuniones, tradicionalmente, ha sido uno de los lugares más importantes de la oficina de una empresa. Es un espacio multifuncional que puede utilizarse como lugar de reunión, espacio donde fluya la creatividad, punto focal para iniciar y construir relacionescon clientes, proveedores, empleados y accionistas, y por supuesto para la toma de decisiones estratégicas y la comunicación de los valores corporativos.
Pero con el brote de Covid-19, la inmensa mayoría de los empleados se vieron obligados a trabajar desde casa, y un sinfín de salas de reuniones quedaron inquietantemente vacías durante más de 12 meses. La pandemia provocó un aumento espectacular del uso de tecnologías de videoconferencia, y un intento de redefinir el uso del espacio de oficina. Pero lo cierto es que nadie sabe a ciencia cierta cómo serán los lugares de trabajo en el periodo postpandémico.
Algunos estudios recientes, como «Trabajar desde casa: ¿Demasiado de algo bueno?» (de Kristian Bherens, Sergey Kichko y Jacques-François Thisse, publicado por el Centro de Investigación Política y Económica), revelan que el teletrabajo y la reducción del espacio de oficinas no son una panacea. Los investigadores han estudiado cómo afectan las distintas intensidades de teletrabajo a la eficacia global de las empresas, así como su impacto en la economía en su conjunto. Concluyen que el teletrabajo es una bendición ambigua: la relación entre teletrabajo y productividad o PIB tiene «forma de U invertida» y aumenta la disparidad de ingresos; una reducción excesiva de los espacios de trabajo puede ser perjudicial para todos y agravar la desigualdad económica.
Aunque no cabe duda de que el teletrabajo tiene muchas ventajas, como la reducción del tiempo y los costes de los desplazamientos y, lo que es más importante, la seguridad de poder evitar el contacto directo con la gente, también tiene algunos costes significativos difíciles de cuantificar, como el deterioro de la llamada «economía de aglomeración», que se define por la agrupación de empresas y los beneficios y ganancias que experimentan por esa cercanía, al permitir que sus empleados interactúen tanto espontánea como informalmente.
De hecho, National Geographic informa «Tanta gente está teniendo experiencias similares que este fenómeno se ha dado a conocer como «fatiga Zoom», (aunque esta fatiga también se aplica si utilizas Google Hangouts, Skype, FaceTime o cualquier otra interfaz de videollamada). El aumento sin precedentes de su uso tras la pandemia puso en marcha un experimento social no oficial y demostró algo que siempre ha sido cierto a escala humana: las interacciones virtuales pueden ser duras para el cerebro.»
Los seres humanos se comunican incluso cuando no hablan. Por ejemplo, en una conversación cara a cara, el cerebro se centra en parte en las palabras que se pronuncian, pero también extrae significado de docenas de señales no verbales, como si una persona mira hacia otro lado o se gira ligeramente, si está inquieta mientras hablas o si inhala rápidamente justo antes de interrumpirte. (¿Están aburridos, nerviosos, agitados?) Estas señales pintan un cuadro completo de lo que se está transmitiendo y qué respuesta se espera del otro interlocutor. Los humanos evolucionamos como animales sociales, por lo que, para la mayoría de nosotros, captar estas señales es natural, requiere poco esfuerzo consciente analizarlas y, lo que es más importante, puede sentar las bases de la intimidad emocional.
Pero una videollamada normal afecta a estas capacidades arraigadas y exige una concentración constante e intensa en las palabras. Si sólo podemos ver la cara y los hombros de una persona, se pierde la posibilidad de ver los gestos de las manos u otro lenguaje corporal. Y si la calidad del vídeo es mala, no hay ninguna posibilidad de deducir nada de las mínimas expresiones faciales, lo que provoca frustración y una experiencia bidimensional.
Otro problema es que las pantallas con varias personas aumentan la fatiga. La vista en galería pone a prueba la visión central del cerebro y le obliga a descodificar a tantas personas al mismo tiempo que acabas por no obtener nada significativo de nadie, ni siquiera de la persona que habla.
Esto causa problemas, como que las videollamadas en grupo se vuelvan menos colaborativas y más fragmentadas, conversaciones en las que sólo dos personas hablan al mismo tiempo mientras los demás escuchan, (especialmente cierto para los participantes más tímidos, que expresarían sus opiniones en una reunión cara a cara, pero se mantendrían callados en los vídeos en grupo). Como cada participante utiliza un flujo de audio y es consciente de las otras voces, es imposible tener conversaciones simultáneas. Si sólo ves a un hablante a la vez, no puedes reconocer el comportamiento de los participantes no activos, algo que sí podrías ver con la versión periférica normal .
Para algunas personas, la atención prolongada crea una extraña sensación de estar agotado, con el cerebro «borroso», y no haber conseguido nada. El cerebro se siente abrumado con demasiada información y estímulos, mientras se concentra en buscar pistas no verbales que no encuentra.
Pero en general, las videollamadas han hecho conversaciones posible, y desarrollarse de formas que habrían sido imposibles hace unos años. Estas herramientas nos permiten mantener relaciones a larga distancia, conectar a distancia salas de trabajo y, a pesar de crear agotamiento mental, promover cierto sentido de unidad y cercanía durante una pandemia. La fatiga del zoom puede incluso disminuir a medida que la gente aprenda a desenredar el lío mental que crean las videollamadas. Pero las reuniones cara a cara nunca desaparecerán y, de hecho, serán más necesarias que nunca. Lo que está claro es que el mundo real y el mundo online deben aprender a coexistir, y los espacios de conferencias y reuniones probablemente tendrán que adaptarse a este modelo híbrido de colaboración.
Resumiendo: Las salas de reuniones seguirán siendo el centro neurálgico de una empresa, pero la diferencia es que tendrán que estar «habilitadas tecnológicamente» para permitir la colaboración de equipos remotos, con flexibilidad para acoger a un número variable de participantes, y todo ello sin perder de vista el factor «sorpresa»: tanto la experiencia de vídeo como la de audio deben ser mucho mejores que antes, además de crear un espacio sobrecogedor, con un diseño estético único e impecable.
