El virus Covid -19 apareció sin previo aviso y, de repente, antes de que nos diéramos cuenta, todo el mundo estaba encerrado en su propia casa. Y gracias a ello, descubrimos otras formas de trabajar, de conectarnos, de adaptarnos y, en definitiva, de vivir. Nos obligamos a seguir adelante, aprendimos a utilizar las videoconferencias y las aplicaciones de reuniones virtuales en un tiempo récord, nos adaptamos a trabajar desde nuestras casas, a menudo en situaciones complicadas, en espacios reducidos, rodeados de ruidos de fondo como ladridos, niños llorando y corriendo, mientras perseverábamos con una conexión de red lenta y saturada. Dejamos de viajar; se cancelaron ferias y eventos e incluso dejamos de visitar a familiares y amigos. Dejamos de ir físicamente a la oficina (de hecho, durante marzo y abril el 70% de la población activa trabajaba desde casa), pero poco a poco, lenta y constantemente volvimos (actualmente el 33% sigue trabajando a distancia). Y las previsiones sugieren que este patrón continuará: si antes de la pandemia las reuniones físicas «cara a cara» representaban el 60% de todas las reuniones, se estima que para 2024 las reuniones «cara a cara» habrán disminuido a sólo el 25%.
Sin embargo, varios estudios realizados por distintas fuentes (Gensler, McKinsey, Forbes y la Universidad de Stanford) muestran resultados muy sorprendentes.Aunque al principio los empleados estaban satisfechos (o muy satisfechos) trabajando desde casa, al cabo de cierto tiempo experimentaron descensos en el bienestar de la salud mental, la creatividad y los niveles de productividad. Forbes realizó un estudio con 12.000 personas y descubrió que sólo el 28% declaraba estados de salud mental positivos, el 32% estaba satisfecho con su trabajo y el 36% estaba motivado, frente a las cifras anteriores a la pandemia del 50% y el 60%, respectivamente. El economista y profesor de la Universidad de Stanford Nicholas Bloom lleva años estudiando el impacto sociológico del trabajo a distancia. En 2014 colaboró en un experimento; una empresa china pretendía desarrollar un plan de negocio sin invertir en espacio de oficina real. Para ello, realizaron un ensayo con 250 personas que tuvieron que trabajar desde casa durante 12 meses. Al principio, los resultados fueron alentadores: durante los 3 primeros meses se estima que la productividad aumentó un 13% y se produjo una disminución del 50% en la rotación de personal. Pero al cabo de 9 meses, se había instalado un sentimiento de aislamiento y soledad. La gente empezó a quejarse de que sus posibilidades de ascenso habían disminuido, ya no podían hablar de manera informal y espontánea ni con sus superiores ni con sus compañeros; los niveles de creatividad e innovación disminuyeron drásticamente, al igual que el nivel de motivación y compromiso con la empresa. Bloom también señala que el trabajo a distancia contribuye a las desigualdades, ya que no todo el mundo puede trabajar a distancia y muchas tareas son inevitablemente presenciales: transporte, sanidad, fabricación, etc. Otros factores residen en las circunstancias de cada individuo: tal vez no tengan acceso a una buena conexión a Internet o a un espacio o equipo adecuados para trabajar desde casa. Según Bloom, los trabajadores que han alcanzado una educación superior o un mayor poder adquisitivo tienen ventaja para poder trabajar a distancia. Otra tendencia que probablemente persistirá es el éxodo de las grandes ciudades a las afueras. Si continúa la exigencia de la distancia social, es posible que, en lugar de elegir oficinas céntricas de gran altura, una empresa considere la posibilidad de ubicarse en una zona industrial menos poblada y bien comunicada.
También es muy interesante el estudio realizado en 2020 por Gensler («US Workplace Survey 2020»).
En él, se preguntó a 2.300 trabajadores de diversos sectores desde qué lugar preferían trabajar, como su casa, un espacio de co-working, una cafetería, etc. Y el lugar preferido por la mayoría fue la oficina. El estudio de Gensler revela que antes de la pandemia sólo 1 de cada 10 trabajadores trabajaba regularmente desde casa. Pero durante la pandemia, esta cifra aumentó hasta el 42% de la mano de obra estadounidense. Como resultado, el trabajo a distancia no sólo ha supuesto un cambio de juego y una solución importante para evitar un colapso económico, sino también un arma en la lucha contra el Covid 19.
Sin embargo, sólo el 12% quiere seguir trabajando desde casa; el resto quiere volver a la oficina o
adoptar un modelo híbrido (por ejemplo, dos días en casa y tres en la oficina). Echan de menos a sus compañeros de
, las conversaciones y charlas en la máquina de café o en el refrigerador de agua, las notas post-it en las pizarras, la energía compartida, el trabajo en equipo y el ambiente que se genera en un espacio de personas centradas en un objetivo común.
Por eso, parece muy poco probable que desaparezcan los espacios de oficina con acceso y zonas de reunión y colaboración. Al contrario, es probable que acaben siendo aún más esenciales que antes y debamos prestarles más atención.
Las salas de reuniones y conferencias deben ser zonas seguras que transmitan esta sensación de seguridad.
Deben poder transformarse rápida y fácilmente para garantizar los protocolos de distancia social.
Una sala de reuniones equipada con monitores motorizados retráctiles proporciona la flexibilidad tanto de espacio como de seguridad, permitiendo la adaptación instantánea de las mesas en función del número de personas. La belleza de la tecnología retráctil es precisamente ésta: dotar a las mesas de esta flexibilidad excepcional. En función de las necesidades de la reunión, sólo se utilizan los monitores y micrófonos necesarios, y todo ello se controla a distancia. Además, integra sistemas de protección y desinfección ocultos en las propias mesas, lo que es vital para mantener un alto nivel de limpieza, y aumenta la sensación general de estar en un entorno de trabajo seguro.
Reunirse para socializar, colaborar, innovar y crear serán los principales objetivos de la oficina. La disponibilidad de tecnología personal para cada participante en la reunión, ya sea una pantalla de vídeo o un sistema de audio, aumenta la concentración, la seguridad y, por tanto, la productividad.
Además, la sala de reuniones debe disponer de la tecnología necesaria para acomodar a los participantes remotos. La videoconferencia seguirá desempeñando un papel muy importante. La integración de cámaras individuales en cada uno de los monitores garantizará una mayor calidad de vídeo, ya que en algunas salas puede no ser posible instalar cámaras en las paredes que garanticen un ángulo de visión perfecto, sobre todo cuando el espacio debe adaptarse a un número y una disposición variables de los participantes en la reunión.
La estética de la sala es un elemento crucial de la imagen de marca corporativa. Poder proporcionar tecnología creada «a medida» para cada sala, teniendo en cuenta el diseño interior o los valores de marca de cada empresa, ayuda a reforzar la personalidad y la imagen de la empresa y, por tanto, a distanciarse de la competencia.
Dicho esto, las organizaciones valorarán las salas de reuniones como lugares importantísimos donde se toman decisiones estratégicas; decisiones que son fundamentales para seguir siendo innovadoras, relevantes y competitivas, y que sólo pueden lograrse cuando las personas pueden reunirse, trabajar juntas y estar «cara a cara».
