Cette pandémie nous a appris bien des choses. Nous avons découvert que toutes les réunions requièrent une présence physique et nous avons aussi constaté que certains avantages des réunions en face à face sont irremplaçables. Cela permet d’arriver à la conclusion qu’aussi bien les réunions avec présence physique que les réunions virtuelles sont nécessaires. Elles sont complémentaires et non substituables : la clé est d’identifier le meilleur type de réunion en fonction de la situation.
Les bénéfices des réunions virtuelles sont indéniables : du coût à la flexibilité et en passant bien entendu par la protection de la santé des membres des réunions. La collaboration en ligne est utile pour résoudre des problèmes de temps et de distance : elle favorise la productivité, la diversité des équipes et la disponibilité. La collaboration en ligne ne recrée cependant pas la magie du travail face à face et les sensations ne peuvent pas voyager à travers le réseau.
Le pouvoir d’une poignée de main :
Il ne faut pas oublier que la poignée de main stimule le centre du cerveau associé aux récompenses.
« La poignée de main est une forme de communication non verbale d’une grande valeur. Il s’agit d’une forme de langage corporel interactif qui permet de discerner comment l’autre personne voit le monde, se voit elle-même et vous voit. C’est une manière essentielle, même si elle est généralement inconsciente, de créer une première impression et de transmettre un message lorsque vous prenez congé de votre interlocuteur. »
-Robert E. Brown y Dorothea Johnson, « Le pouvoir de la poignée de main » (« The power of handshaking »)
En moins de cinq minutes, un éventuel employeur, client ou associé commercial peut en apprendre beaucoup sur vous : si vous êtes digne de confiance, sûr et compétent et si vous êtes prêt à aller plus loin. Une bonne poignée de main accompagnée d’un contact visuel direct et d’un sourire chaleureux indique que vous êtes sûr de vous et digne de confiance, les deux traits de personnalité les plus importants pour les hommes et femmes d’affaires.
Les messages « cachés » :
Les messages que les gens envoient à travers des actions comme les gestes, les expressions du visage, la posture et l’apparence forment la communication non verbale. Les signaux non verbaux fournissent une information précise sur les aspects de la personnalité.
Au cours d’une journée normale, un directeur général consacre en règle générale énormément de temps à connaitre et à parler avec les gens. La communication d’un responsable s’effectue entre autres à travers les images, le lieu et ses mouvements corporels. Les images, le lieu et le langage corporel ne sont pas uniquement des compléments de la communication. Ils véhiculent des messages et ils sont d’ailleurs dans certains cas les messages eux-mêmes. La clé est de détecter l’objet de la communication.
La communication non verbale inclut :
- Ton de la voix
- Rythme et volume
- La manière d’articuler nos mots
- Le rythme, l’intonation et l’accentuation des mots
- L’expression faciale
- Le nombre de contacts visuels que nous faisons
- Gestes/signaux
- Le langage corporel et la posture
Des travaux de recherche ont démontré que lorsque nous communiquons des sentiments et attitudes, seul un faible pourcentage de notre message général provient des mots que nous usons.
- Un message est transmis à 55 % par le langage corporel (notamment par les mouvements des petits muscles situés autour des yeux, pouvant exprimer un trouble, de l’incrédulité, le doute ou le mécontentement)
- Un message est transmis à 38 % par le ton de la voix.
- Un message est transmis à 7 % par les mots que nous utilisons (Mehrabian, 2007)
Orienter, participer et créer :
Contrairement à un environnement virtuel, les réunions face à face permettent aux orateurs de capter l’attention d’une manière particulière. Une atmosphère différente comme une salle de conférence ou un espace de réunion stimule le cerveau et ouvre la porte à de nouvelles idées.
En personne, les distractions sont moindres et il est peu probable qu’un téléphone intelligent, par exemple, soit source d’inattention. Lorsque notre interlocuteur se trouve dans la même pièce, notre concentration augmente. Lorsque tous les participants sont dans la même pièce, ils participent plus facilement. Cette situation favorise la concentration, la créativité et la participation. Travailler dans la même pièce apporte des avantages uniques comme le pouvoir créatif des interactions spontanées.
Même Steve Jobs, l’inventeur de l’iPhone, savait depuis longtemps que les réunions face à face resteraient à la mode. « Dans notre ère du réseau internet, on peut être tenté de penser que les idées peuvent être développées par courrier électronique et iChat. C’est de la folie.
La créativité vient des rencontres spontanées, des conversations fortuites. »
