La salle de réunion, traditionnellement, a été l’un des endroits les plus importants dans le bureau d’une entreprise. C’est un espace multifonctionnel qui peut être utilisé comme lieu de rassemblement, un espace où la créativité peut circuler, un point focal pour initier et construire des relations avec les clients, les fournisseurs, les employés et les actionnaires, et bien sûr pour la décision stratégique. . .faire connaître les valeurs de l’entreprise.
Mais avec l’éclosion de la COVID-19, la grande majorité des employés ont été forcés de travailler de la maison, et d’innombrables salles de réunion ont été laissées vides pendant plus de 12 mois. La pandémie a entraîné une augmentation spectaculaire de l’utilisation des technologies de vidéoconférence et une tentative de redéfinir l’utilisation des locaux à bureaux. Mais la vérité, c’est que personne ne sait avec certitude à quoi ressembleront les milieux de travail après la pandémie.
Quelques études récentes comme « Travail à domicile : trop de bonnes choses ? » (par Kristian Bherens, Sergey Kichko et Jacques-François Thisse, publié par le Centre de recherche politique et économique) , révèlent que le télétravail et la réduction des locaux à bureaux ne sont pas une panacée. Les chercheurs ont étudié comment différentes intensités de télétravail affectent l’efficacité globale des entreprises, ainsi que leur impact sur l’économie dans son ensemble. Ils concluent que le télétravail est une bénédiction ambiguë : le rapport entre le télétravail et la productivité ou le PIB est un « U inversé » et augmente la disparité des revenus; une réduction excessive des espaces de travail peut être préjudiciable à tous et exacerber les inégalités économiques.
Bien que le télétravail comporte sans aucun doute de nombreux avantages, comme la réduction du temps de déplacement et des coûts, et surtout, la sécurité de pouvoir éviter les contacts directs avec les gens, il y a aussi des coûts importants qui sont difficiles à quantifier, comme la détérioration de ce qu’on appelle l' »économie d’agglomération », qui est définie par le regroupement des entreprises, et les bénéfices et les profits qu’ils tirent de cette proximité, permettant à leurs employés d’interagir de façon spontanée et informelle.
En effet, National Geographic rapporte : « Tellement de gens ont des expériences similaires que ce phénomène est devenu connu sous le nom de « Zoom fatigue », (bien que cette fatigue s’applique également si vous utilisez Google Hangouts, Skype, FaceTime ou toute autre interface d’appel vidéo). L’augmentation sans précédent de leur utilisation à la suite de la pandémie a déclenché une expérience sociale non officielle et a prouvé quelque chose qui a toujours été vrai à l’échelle humaine : les interactions virtuelles peuvent être difficiles pour le cerveau. »
Les humains communiquent même quand ils ne parlent pas. Par exemple, dans une conversation en face-à-face, le cerveau se concentre en partie sur les mots qui sont parlés, mais il extrait également le sens de dizaines de signaux non verbaux, tels que si une personne est tournée vers l’extérieur ou légèrement tournée, si elles sont agitant que vous parlez, ou s’ils inspirent rapidement juste avant de vous interrompre. (Sont-ils ennuyés, nerveux, agités?) Ces signaux brossent un tableau complet de ce qui est transmis et de la réponse attendue de l’autre intervenant. Les humains ont évolué en tant qu’animaux sociaux, donc pour la plupart d’entre nous, capter ces signaux est naturel, nécessite peu d’efforts conscients pour analyser, et surtout peut jeter les bases de l’intimité émotionnelle.
Mais un appel vidéo normal affecte ces capacités enracinées et nécessite un accent constant et intense sur les mots. Si nous ne pouvons voir que le visage et les épaules d’une personne, la possibilité de voir des gestes de la main ou un autre langage corporel est perdue. Et si la qualité de la vidéo est mauvaise, il n’y a aucune chance de déduire quoi que ce soit des expressions faciales minimales, ce qui entraîne de la frustration et une expérience bidimensionnelle.
Un autre problème est que les écrans multi-personnes augmentent la fatigue. La vue de la galerie tend la vision centrale du cerveau et l’oblige à décoder tant de personnes en même temps que vous finissez par obtenir rien de significatif de quiconque, même pas la personne qui parle.
Cela cause des problèmes, tels que des appels vidéo de groupe devenant moins collaboratifs et plus fragmentés, des conversations dans lesquelles seulement deux personnes parlent en même temps alors que les autres écoutent, (particulièrement vrai pour les participants plus timides, qui exprimeraient leurs opinions dans une réunion en face à face, mais garderaient tout à fait dans les vidéos de groupe). Comme chaque participant utilise un flux audio et est conscient des autres voix, il est impossible d’avoir des conversations simultanées. Si vous ne voyez qu’un seul conférencier à la fois, vous ne pouvez pas reconnaître le comportement des participants non actifs, ce que vous pourriez voir avec la version périphérique normale.
Pour certaines personnes, la concentration prolongée de l’attention crée un étrange sentiment que vous êtes épuisé, avec un cerveau « flou » et que vous n’avez rien obtenu. Le cerveau se sent submergé par trop d’informations et de stimuli, alors qu’il se concentre sur la recherche de signaux non verbaux qui ne peuvent être trouvés.
Mais en général, les appels vidéo ont rendu les conversations possibles et se sont développées de manière qui aurait été impossible il y a quelques années. Ces outils nous permettent de maintenir des relations à distance, de relier les salles de travail à distance et, malgré l’épuisement mental, de favoriser un certain sentiment d’unité et de proximité pendant une pandémie. La fatigue de zoom peut même diminuer que les gens apprennent à démêler le désordre mental que les appels vidéo créent. Mais les rencontres en personne ne disparaîtront jamais et, en fait, seront plus nécessaires que jamais. Ce qui est clair, c’est que le monde réel et le monde en ligne doivent apprendre à coexister, et les espaces de conférence et de réunion devront probablement répondre à ce modèle de collaboration hybride.
En résumé, les salles de réunion continueront d’être le centre névralgique d’une entreprise, mais la différence est qu’elles devront être « technologiques » pour permettre aux équipes à distance de collaborer, avec la souplesse nécessaire pour accueillir un nombre variable de participants, et tout cela sans perdre de vue le facteur « wow » : l’expérience vidéo et audio doit être tellement meilleure qu’avant, ainsi que la création d’un espace impressionnant, avec un design esthétique unique et impeccable.
