La COVID-19 nous a tous confinés et nous enseigné une autre manière de travailler, d’entretenir des relations, en d’autres mots, de vivre.  Nous avons tout fait pour continuer à avancer, nous avons appris à utiliser les vidéoconférences et les applications de réunions virtuelles en un temps record, nous nous sommes adaptés au télétravail : souvent dans des situations complexes, sans disposer de l’espace nécessaire, entouré de bruits de fond comme les aboiements, les cris et les jeux des enfants, avec une navigation instable sur un réseau lent et saturé.  Nous avons arrêté de voyager, les salons et les foires ont été annulés et nous avons dû renoncer à rendre visite aux membres de notre famille et à nos amis.  Nous avons abandonné le travail présentiel (en mars et avril, 70 % de la population active travaillait depuis son domicile), et nous y revenons peu à peu et de manière échelonnée (actuellement, le télétravail représente 33 %).  Les prévisions indiquent que cette tendance se maintiendra : avant la pandémie, les réunions étaient en présentiel à 60 % et l’on estime qu’en 2024, elles ne constitueront que 25 % du total.

Plusieurs études provenant de différentes sources (Gensler, McKinsey, Forbes et l’université de Stanford) présentent des résultats extrêmement intéressants. Même si dans un premier temps les employés se montraient satisfaits, voire très satisfaits de travailler depuis leur domicile, leur santé mentale s’est affaiblie peu à peu, ainsi que leur créativité et leur productivité. Une étude de Forbes réalisée sur un échantillon de 12 000 personnes a mis en évidence que 28 % des participants ont maintenu un état de santé mental positif, 32 % se sont déclarés contents de leur travail et 36 % ont fait preuve de motivation, en comparaison avec les chiffres préalables à la pandémie qui révélaient des indices de 50 et 60% de motivation et satisfaction professionnelle. Nicholas Bloom, économiste et professeur de Stanford, s’intéresse à l’impact sociologique du télétravail depuis de nombreuses années. En 2014, il a collaboré avec une société chinoise dans le cadre d’une expérience qui envisageait de mettre en place un programme d’entreprise sans investir dans des espaces de travail. Pour cela, ils ont effectué un test avec 250 personnes qui devaient travailler chez elles pendant 12 mois. Les résultats étaient encourageants dans un premier temps et ont fait état d’une augmentation de 13 % de la productivité au cours des 3 premiers mois et d’une baisse de 50 % de la rotation du personnel. Au bout de 9 mois, les sensations d’isolement et de solitude ont fait leur apparition. Les participants ont commencé à se plaindre de l’absence de perspectives de promotion, de l’impossibilité de parler occasionnellement et spontanément avec leurs supérieurs ou leurs collègues. Les niveaux de créativité et d’innovation ont fortement diminué ainsi que le degré de motivation et d’engagement envers l’entreprise. Bloom met aussi en valeur l’accroissement des inégalités provoqué par le télétravail. Il va de soi que tout le monde ne peut pas travailler à distance et que de nombreuses tâches sont inévitablement présentielles : transports, santé, production, etc. D’autres inégalités sont liées aux conditions personnelles, comme une bonne connexion Internet, un espace ou un équipement de travail adéquat. Selon Bloom, une meilleure formation ou un pouvoir d’achat élevé est un avantage lorsqu’il s’agit de travailler à distance. Une autre tendance s’est dessinée et persistera très probablement : il s’agit de l’exode depuis les grandes villes vers la périphérie. Si la distance physique reste à l’ordre du jour, une entreprise optera très certainement pour une installation dans une zone industrielle moins peuplée et facilement accessible, plutôt que dans un gratte-ciel.

L’étude réalisée par Gensler (« US Workplace Survey 2020 ») est tout aussi intéressante. Elle consistait à demander à 2 300 travailleurs issus de différents secteurs d’indiquer leur préférence quant au lieu de travail : domicile, espace de coworking, café, etc. L’analyse de Gensler révéla que seulement 1 personne sur 10 travaillait depuis son domicile avant la pandémie. Pendant la pandémie, le télétravail concernait 42 % de la population active des États-Unis. Il s’agissait d’une solution pour éviter l’effondrement de l’économie, mais aussi d’une arme pour lutter contre la COVID.

Cependant, 12 % seulement souhaitent continuer à travailler depuis leur domicile. Les autres espèrent retourner au bureau ou instaurer un modèle hybride (deux jours à la maison et trois jours dans l’entreprise). Ce qui leur manque, ce sont les collègues de travail, les conversations près de la machine à café, les post-its sur les tableaux, l’énergie et l’atmosphère d’un espace constitué de personnes réunies autour d’un objectif commun.

Il est par conséquent hors de question de voir disparaitre certains espaces d’une entreprise, favorisant les rencontres et la collaboration interpersonnelle. Au contraire, il est probable que ceux-ci prennent encore plus d’importance et il convient par conséquent de leur accorder une attention toute particulière.

Les salles de réunions devront être des lieux sûrs et transmettre cette sensation de sécurité. Elles devront être capables de se transformer rapidement et facilement pour appliquer les protocoles de distanciation minimum. Les moniteurs motorisés rétractables confèrent sans aucun doute une grande polyvalence à cet espace, car ils permettent à la table de s’adapter instantanément à un nombre de personnes, quel qu’il soit. La technologie rétractable sert notamment à donner de la flexibilité aux tables. L’utilisation des moniteurs et des micros se fait selon les besoins et les exigences de chaque rencontre, et tout est contrôlé à distance. L’intégration de systèmes de protection et de désinfection dans la table elle-même, contribue à la prévention et augmente la sensation de sécurité.

Ces bureaux auront pour objectif de permettre des réunions axées sur le développement des relations, la collaboration, l’innovation et la création. La technologie personnelle mise à disposition de chaque membre, qu’il s’agisse d’un écran de vidéo ou d’un appareil audio, favorise la concentration et par conséquent la productivité.

La salle de réunions devra être dotée d’outils technologiques appropriés pour inclure des participants à distance. La vidéoconférence continuera à jouer un rôle fondamental. L’incorporation de caméras individuelles dans chacun des moniteurs garantira une meilleure qualité vidéo, puisque certaines salles ne permettent pas l’installation de caméras dans les murs. Elles seront capables de transmettre un angle de vision parfait, notamment lorsque l’espace doit être flexible pour s’adapter à un nombre et à une disposition variables des membres d’une réunion.

L’esthétique de la salle est un élément fondamental de l’image de marque. Disposer de la technologie créée « sur mesure » pour chaque pièce, en tenant compte du design intérieur et des valeurs de marque, aide à renforcer la personnalité d’une entreprise et à devancer les concurrents.

Les entreprises considèrent les salles de réunion comme des lieux de la plus haute importance. C’est là que sont prises des décisions stratégiques et critiques pour rester innovatrices et compétitives et leur mise en œuvre n’est possible que lorsque les personnes travaillent ensemble et face à face.