Come saranno le riunioni del futuro? Come saranno gli spazi? Come sarà la tecnologia?
Quando eravamo piccoli immaginavamo un futuro in cui gli esseri umani avrebbero convissuto assieme ai robot, in cui si sarebbero utilizzate navi spaziali e ci saremmo teletrasportati per assistere ad una riunione. IACC ha cercato di rispondere ad alcune di queste questioni nella relazione intitolata “Meeting room of the future”, in cui analizza le tendenze di design e creazione delle sale riunioni del futuro.
IACC è giunta a determinate conclusioni dopo aver analizzato cinquanta sedi aziendali di tutto il mondo e aver intervistato professionisti di diversi settori: architetti, designer, aziende di nuove tecnologie e di decorazione e organizzazioni di eventi.
Le conclusioni a cui è giunta sono le seguenti:
Le sale riunioni devono essere efficienti, promuovere la creatività e la partecipazione degli assistenti e accelerare il processo decisionale. Dovranno concentrarsi sui risultati e cercare il ritorno sugli investimenti mediante uno spazio flessibile e intelligente.
- Creare esperienze impattanti e indimenticabili:
La sala riunioni è uno degli spazi più importanti all’interno di qualsiasi azienda e continuerà ad esserlo anche in futuro. Non invano gli esseri umani abbiamo bisogno di interagire con altre persone: vedere, ascoltare e persino sentire l’odore degli altri. Dibattere, discutere, scambiare informazioni e prendere decisioni. In questo spazio si vivono momenti importanti: sarà un punto di incontro e una fonte di creatività, di collaborazione, il punto nevralgico del processo decisionale per il futuro di molte aziende.
La distribuzione e il design di uno spazio fisico non devono essere limitati alla funzione pratica, bensì essere concepiti come un luogo in cui gli utenti vivono vere esperienze sensoriali. Ovviamente il contenuto della presentazione è importante, ma non bisogna dimenticare la decorazione dello spazio e l’estetica della sala: il tavolo, le poltrone, l’illuminazione e la tecnologia. Sono importanti anche la forma, i colori, la luce naturale, i materiali, gli elementi psicologici ed emotivi.
La tecnologia deve essere utile, sicura, facile da utilizzare e con un design personalizzato che si adatti ad ogni uso.
Le sale riunioni della Adobe California, dotate dei monitor retrattili Dynamic2 di Arthur Holm.
L’ottimizzazione e la polivalenza dell’uso dello spazio contribuiscono ad ammortizzare l’investimento. Non è una questione banale se si considera il costo del metro quadrato in qualsiasi grande città del mondo. Per questo motivo è importante tener conto di alcuni fattori fondamentali tra cui: ottimizzazione dello spazio, flessibilità ad adattarsi a qualsiasi tipo di riunione, tipo di configurazione a seconda del numero di assistenti e capacità di accogliere sia riunioni impreviste che eventi ben organizzati. Immaginiamo una sala che si adatta alle necessità specifiche di ogni riunione: adattabile al numero di utenti, dalla forma modulabile e con tecnologie audio, video e connessioni di ultima generazione. Se inoltre questa tecnologia è retrattile – che si nasconde all’interno del tavolo se non viene utilizzata – e se il tavolo è pieghevole e occupa quindi il minimo spazio possibile, la sala diventerà uno spazio versatile, flessibile e polivalente.
Tavolo Plexis di JMM personalizzato per monitor retrattili DB2, elevazione per attrezzature audio da conferenza con sistema di votazione e scatola connessioni. Facile da montare per adattarsi alle necessità di ogni situazione
- Risparmio di carta e maggior sostenibilità
Le tecnologie che riducono il consumo di carta sono importanti per contribuire a proteggere l’ambiente. Consultare l’agenda su uno schermo, interagire attraverso applicazioni tattili, utilizzare la tecnologia solo quando necessario, sono gesti che aiutano sia la sostenibilità che l’efficienza e la produttività. Aggiungiamo inoltre che le attrezzature sono disegnate con materiali di qualità sostenibili e riciclabili, come l’alluminio e il vetro. La tecnologia non solo ridurrà il consumo di carta, ma eviterà viaggi e spostamenti inutili e la vita di questi dispositivi sarà lunga e ridurrà l’accumulo di residui elettronici.
- Tecnologia, interazione e automatizzazione
Videoconferenze, audioconferenze, sistemi di annotazione e votazione…
Le sale devono fornire una connessione a banda larga di qualità, misure di sicurezza idonee per la protezione di questioni confidenziali e, ovviamente, la tecnologia necessaria.
Sede aziendale di BBVA Madrid con DynamicX2 di Arthur Holm e DynamicTalk
- Spazio pratico: La prima cosa importante è la sala le cui dimensioni e distribuzione devono essere idonee. Una soluzione efficace potrebbe essere l’uso di tavoli modulari con tecnologia retrattile.
- Tecnologia: Esteticamente accurata, adattata all’immagine aziendale di ogni ente, retrattile e pieghevole: comoda e che stimoli la partecipazione e l’interazione.
- Semplicità: È un elemento fondamentale per l’esperienza dell’utente considerando la distribuzione dello spazio e l’uso dei dispositivi deve essere semplice e intuitivo per tutti, senza necessità di assistenza tecnica
