Da questa pandemia abbiamo imparato molto. Abbiamo imparato che non tutte le riunioni richiedono presenza fisica, ma abbiamo imparato anche che alcuni vantaggi delle riunioni presenziali sono insostituibili. Potremmo concludere dicendo che sia le riunioni presenziali che virtuali sono necessarie, complementari e non sostitutive: il segreto è individuare il miglior tipo di riunione a seconda della  situazione.

Non vi sono dubbi sui vantaggi delle riunioni virtuali: dal costo alla flessibilità e, ovviamente, la massima sicurezza sanitaria degli assistenti. La collaborazione online è ottima per risolvere qualsiasi problema di tempo e distanza: favorisce la produttività, la diversità dei gruppi e la disponibilità.  Ma la collaborazione online perde la magia del lavoro faccia a faccia e le sensazioni non si possono trasmettere attraverso la rete.

Il potere di una stretta di mano:

Non dobbiamo dimenticare che la stretta di mano favorisce l’attivazione della parte del cervello associata alle ricompense.
“La stretta di mano è un’ottima forma di comunicazione non verbale. È una forma di linguaggio corporeo interattivo che offre una visione di come l’altra persona vede il mondo, sé stessa e la persona che si trova davanti. È una parte vitale, anche se spesso subconscia, con cui creare una prima impressione e inviare un saluto”

-Robert E. Brown y Dorothea Johnson, “Il potere della stretta di mano”

In meno di cinque secondi un possibile datore di lavoro, cliente o socio commerciale può imparare molto su di voi, sapere se siete degni di fiducia, sicuri e competenti e se continuerete in un determinato progetto. Una buona stretta di mano accompagnata dal contatto visivo diretto e un sorriso sincero indicano che si tratta di una persona sicura e di fiducia, aspetti entrambi importanti per una persona d’affari.

I messaggi “nascosti”:

La comunicazione non verbale è composta dai messaggi che le persone inviano attraverso azioni come gesti, espressioni facciali, postura e aspetto. I segni non verbali forniscono informazioni precise sulle caratteristiche di ciascuno.

Durante una giornata normale, il tipico direttore generale dedica molto tempo alla conoscenza delle persone e alla conversazione. Una parte importante della comunicazione di un dirigente sono le immagini, il luogo e i movimenti corporei che utilizza. Le immagini, l’ambiente e il linguaggio corporeo sono semplici accessori della comunicazione. Nascondono veri messaggi; e difatti spesso costituiscono il messaggio stesso.  Il segreto consiste nel sapere cosa si sta comunicando.

La comunicazione non verbale comprende:

  • Tono di voce
  • Ritmo e volume della conversazione
  • Come articoliamo le parole
  • Il ritmo, l’intonazione e l’enfasi delle parole
  • L’espressione del viso
  • La quantità del contatto visivo
  • Gesti/movimenti
  • Il linguaggio corporeo e la postura

 

Le ricerche dimostrano che quando comunichiamo sentimenti e atteggiamenti, solo una piccola percentuale del nostro messaggio complessivo deriva dalle parole che usiamo.

  • Il 55% del nostro messaggio proviene dal linguaggio del corpo (soprattutto dai movimenti dei piccoli muscoli intorno agli occhi che possono trasmettere stupore, incredulità, dubbi o ribrezzo).
  • Il 38% del nostro messaggio proviene dal tono di voce
  • Solo il 7% del nostro messaggio viene trasmesso delle parole che usiamo (Mehrabian, 2007)

Avvicinatevi, partecipate e credete:

Le riunioni presenziali permettono agli oratori di catturare l’attenzione degli assistenti in un modo che non è possibile riprodurre negli incontri virtuali. Trovarsi in un’atmosfera differente, ad esempio una sala conferenze o sala riunioni, stimola il cervello e regala nuove idee.

Le distrazioni si riducono quando ci si incontra di persona ed è meno probabile che ci si distragga con il proprio telefono, ad esempio. Quando il nostro interlocutore si trova nella stessa stanza, ci concentriamo meglio e di più. Quando ci si raggruppa nella stessa stanza, si incoraggia la gente a partecipare. Così ci concentriamo meglio, diventiamo più creativi e partecipativi. I vantaggi del lavoro presenziale sono enormi, ad esempio il potere creativo delle interazioni spontanee.

Persino Steve Jobs, inventore dell’iPhone, sapeva già da tempo che le riunioni faccia a faccia non sarebbero mai passate di moda. “Nella nostra era digitale siamo tentati a pensare che le idee possono essere sviluppate per posta elettronica e iChat. È una vera pazzia.

La creatività nasce dagli incontri spontanei, dalle conversazioni per caso.