La cultura aziendale è cambiata drasticamente negli ultimi anni. I lavoratori tradizionali da nove a cinque vengono sostituiti da una forza lavoro più mobile e flessibile. Oggi i dipendenti lavorano spesso da casa o da più di un ufficio e per molti gli spostamenti sono la norma. Le innovazioni nelle comunicazioni unificate, insieme alla recente recessione economica globale, hanno contribuito ad accelerare la trasformazione in uffici più gestibili, multiuso e aperti.
Tuttavia, questi spazi aperti non sono adatti a tutti. Infatti, alcuni studi sottolineano che gli uffici aperti diminuiscono la produttività e il benessere dei dipendenti, mentre aumentano i giorni di malattia. Una recente ricerca sostenuta dalla Harvard Business School ha scoperto che l’eliminazione dei confini fisici, come i muri e le porte, ha portato a un calo della comunicazione tra i lavoratori, e che le interazioni faccia a faccia sono diminuite del 70%. Inoltre, alcuni dipendenti bramano il proprio spazio per le riunioni o per il pensiero creativo, per garantire la riservatezza o semplicemente per sfuggire alle distrazioni di una planimetria aperta. In ogni caso, stiamo assistendo a un aumento delle aziende che creano spazi di incontro piccoli e flessibili destinati a conversazioni informali, presentazioni, sessioni di brainstorming, conferenze con lavoratori a distanza o qualsiasi altro tipo di collaborazione.
Le Huddle room sono spazi pensati per questi incontri quotidiani improvvisati, e cercano di sfruttare al meglio lo spazio limitato. Questi incontri di solito hanno da 2 a 8 partecipanti, non durano molto a lungo e spesso non sono programmati in anticipo. L’idea è quella di fare di più in un periodo di tempo più breve, di creare una collaborazione più efficiente attraverso una condivisione più efficiente delle idee, un brainstorming più innovativo e la generazione di idee, per creare un ambiente di innovazione, impegno e produttività. Nei prossimi anni, probabilmente assisteremo a una trasformazione in questi spazi guidata da tre aspetti chiave: Flessibilità, facilità d’uso e migliore esperienza d’uso.
L’importanza di scegliere la giusta tecnologia:
La parte migliore di una stanza di Huddle? Qui si possono ospitare riunioni importanti, oppure i collaboratori del corral per una mini sessione di brainstorming; lo spazio è polivalente e la tecnologia al top della gamma assicura che la sala Huddle si adatti di conseguenza. È importante che la tecnologia in gioco sia facile da usare, senza bisogno di formazione. Tenendo presente questo, il tavolo Huddle, l’essenza della sala Huddle, deve essere versatile, flessibile e intuitivo.
Se si cerca di creare uno spazio flessibile e utile per piccoli gruppi di persone in cui lavorare, avere un grande schermo a parete può sembrare all’inizio una buona idea. Tuttavia, è importante che lo schermo non riempia l’intera parete e domini la stanza, e che si tenga in debita considerazione chi si siede vicino allo schermo. Uno schermo multimediale che non solo abbia la giusta dimensione ma anche la giusta posizione di fronte all’utente è un fattore chiave per garantire la concentrazione e la messa a fuoco. Gli schermi devono essere facili da collegare in modo da non perdere troppo tempo per l’installazione, massimizzando così il tempo di Huddle. I monitor motorizzati, retrattili e pieghevoli garantiscono un utilizzo ottimale dello spazio limitato. La possibilità di modellare questi schermi per adattarsi meglio a un diverso numero di persone sedute attorno a un tavolo è un ulteriore vantaggio. Ciò fornisce un equilibrio tra una comoda visualizzazione dello schermo e la visibilità dei partecipanti e, a sua volta, permetterà agli spettatori di collaborare in modo più naturale, letteralmente rannicchiati intorno al tavolo, invece di guardare un singolo schermo lontano. La qualità video è un must, così come la qualità del suono. I migliori altoparlanti omnidirezionali della categoria ottimizzano l’acustica della sala. I monitor video professionali di buona qualità, posizionati in modo strategico, consentono una facile connettività per i telelavoratori. La possibilità di collegare dispositivi personali conferisce la necessaria familiarità. La privacy fornita nella Huddle Room e il controllo dei dispositivi collegati aiuta a proteggere la proprietà intellettuale dell’organizzazione. Questo è il cuore della Huddle Table.
Tutte queste caratteristiche garantiscono una maggiore privacy, flessibilità, facilità d’uso e una migliore esperienza dell’utente, facilitando a loro volta una migliore comunicazione e un lavoro più efficiente ed efficace, cosa che può essere positiva solo per il business.
I costi immateriali della tecnologia di base:
Quando i budget sono limitati, può sembrare una buona idea cercare l’espositore più economico disponibile per i consumatori e metterlo su una parete. Ma questa potrebbe essere una decisione molto miope. Avete mai pensato al costo di una cattiva idea?
Schermi di scarsa qualità, difficili da utilizzare e scomodi da usare, si traducono in incontri di scarsa qualità che frustrano i partecipanti e hanno un impatto negativo sulle relazioni interne ed esterne. La percezione dell’azienda da parte dei dipendenti e degli ospiti può essere seriamente danneggiata. Nel calcolare il ritorno dell’investimento in una sala Huddle bisogna considerare le ragioni economiche tangibili e i fattori emotivi intangibili: riduzione delle spese di viaggio, riduzione dell’uso della carta e dei costi amministrativi, riduzione dei costi immobiliari associati all’uso versatile dello spazio, risparmio di tempo derivante dalla riduzione delle esigenze di viaggio, risparmio di tempo derivante dalla gestione di una riunione più efficiente, ecc.
Inoltre, gli studi dimostrano che i partecipanti alle riunioni rispondono bene alla stimolazione dei loro sensi. È fondamentale adottare una tecnologia che aumenti i livelli di interesse, motivi, promuova la creatività, aumenti la produttività e dia alle aziende un vantaggio competitivo con la forza lavoro più giovane e più connessa di oggi. Un ambiente di lavoro che valorizzi le persone e le conversazioni che intrattengono significa incontri più produttivi e lavoratori impegnati, e a sua volta si traduce in una maggiore soddisfazione di dipendenti e partner. Una sala Huddle dotata delle più moderne tecnologie indica quindi che voi e la vostra azienda siete attenti, progressisti e innovativi – grandi associazioni per la propria immagine aziendale.
Video: Arthur Holm Intros Dynamic4 Diamond-Shaped Monitors For Huddle Rooms
