Lo diceva Woody Allen: “Il futuro mi interessa molto perché conto di trascorrerci la maggior parte della mia vita”. Cosa ci regalerà il 2020? Le previsioni dicono che questo sarà il punto di svolta da cui si giudicherà il progresso della tecnologia del XX secolo: computer quantistici con la capacità di fare calcoli impossibili, grandi dati, robot, macchine dotate di Intelligenza Artificiale, l’Internet delle Cose, veicoli autonomi, droni… tutto questo e altro faranno parte del nuovo ecosistema aziendale. Ma come si ripercuote tutto questo sulle sale riunioni?

Stando a studi recenti, la maggior parte dei dipendenti partecipa ad una media di 60 riunioni annuali mentre i dirigenti dedicano ai meeting il 40%-50% del proprio tempo e, chi più chi meno, tutti hanno sofferto irrimediabili perdite di tempo a causa di queste riunioni. Non è facile programmare le agende dei partecipanti, evitare che alcuni arrivino in ritardo, preparare i contenuti e i relativi documenti… Secondo Blair Pleasant, analista industriale delle comunicazioni unificate, l’Intelligenza Artificiale avrà un ruolo chiave nel modo in cui comunicheremo e collaboreremo in futuro. La funzione consiste nel semplificare le riunioni, aumentarne la produttività, risparmiare risorse e migliorare il flusso imprenditoriale.

Ma cos’è l’Intelligenza Artificiale e come possiamo applicarla nell’ambito delle riunioni?

L’IA è un’area molto ampia composta da varie tecnologie come bots o applicazioni software che realizzano compiti in modo automatico e ripetitivo, robotica, traduttori di lingue, assistenti vocali come Siri, Google Assistant, Cortana o Alexa (mi sorprende ancora il fatto che una macchina possa comprendere ciò che diciamo quando spesso non lo comprendiamo nemmeno noi umani, ma è stato dimostrato che quando una persona parla il nostro udito registra le onde di pressione nell’aria e le traduce in impulsi nervosi che giungono al cervello. Qui si analizza ogni informazione attraverso una banca dati personale modellata in base alle nostre esperienze e alla nostra cultura e proprio qui nasce la comprensione. Le macchine non ci comprendono ancora – non dimentichiamo che sentire non significa ascoltare – ma sono capaci di sapere ciò che stiamo dicendo).

Abbiamo già detto che uno dei motivi per cui gli incontri possono essere improduttivi è che di solito passiamo troppo tempo a cercare di programmare una riunione e a cercare la disponibilità contemporanea di tutti i partecipanti. Invece di perdere tempo a cercare di scoprire chi è disponibile e quando, i bot possono essere utilizzati per organizzare efficacemente le riunioni, identificare le persone che dovrebbero partecipare e accedere ai documenti e alle risorse opportune prima e durante la riunione. Nel corso della riunione potranno individuare e presentare automaticamente informazioni aggiuntive come link a siti web e video in base alle parole chiave utilizzate. Dopo la riunione, gli strumenti di Intelligenza Artificiale potranno essere utilizzati per controllare i compiti assegnati e le scadenze, riassumere e trascrivere il contenuto della riunione e fornire alle persone l’accesso alle informazioni in base all’argomento o al momento in cui il loro nome è stato menzionato.

A fronte di questo scenario, devono essere risolte anche questioni di estrema importanza come la privacy e l’etica nell’uso dei dati personali.

Il futuro è adesso.